Funzionalità
Le pratiche in Kartella
Una pratica è uno spazio temporaneo di raccolta documenti per un obiettivo preciso. Non una cartella infinita: un flusso con ruoli, stati, scadenza e chiusura.
Cos'è una pratica
Obiettivo
Es. compravendita immobiliare, successione, apertura SRL, locazione, assunzione dipendente.
Ruoli coinvolti
Es. acquirente, venditore, erede, socio, dipendente, professionista esterno.
Documenti richiesti
Lista definita da template o personalizzata per la singola pratica.
Scadenza
Data obbligatoria scelta dal professionista al momento della creazione. Senza scadenza, la pratica non può essere avviata.
Gli stati di una pratica
Una pratica attraversa diversi stati durante la sua vita. Solo alcuni stati occupano capacità del tuo piano.
La pratica è avviata. Le persone interessate hanno ricevuto il link e possono caricare documenti. Occupa 1 disponibilità del piano dal momento dell'avvio.
La pratica eccede la capacità del nuovo piano dopo un downgrade, ma resta operativa per un periodo di continuità: 30 giorni da Studio, 10 giorni da Pro a Starter, 5 giorni dopo mancato rinnovo. Gli attori possono continuare a caricare normalmente fino alla scadenza del periodo.
Il periodo di continuità dopo downgrade è terminato con la pratica ancora aperta. Le persone interessate non possono caricare. Il professionista può consultare e scegliere se riassegnare capacità libera o acquistare una pratica extra per riattivarla.
La data di scadenza è stata superata. Le persone interessate non possono più caricare documenti o inviare messaggi. Entro 7 giorni, il professionista può applicare autonomamente una sola proroga pari al 10% della durata iniziale (minimo 1 giorno). Senza proroga o alla nuova scadenza, la pratica viene chiusa automaticamente.
La pratica è terminata e libera la capacità del piano. I documenti restano disponibili per il download per 7 giorni, dopodiché vengono cancellati definitivamente insieme a tutti i dati.
Gli stati di un documento
Ogni documento in una pratica ha uno stato preciso. Il professionista vede a colpo d'occhio cosa manca e chi deve agire.
Mancante
Il documento non è ancora stato caricato dalla persona interessata.
Caricato
La persona interessata ha caricato il file. Il professionista deve ancora revisionarlo.
Approvato
Il documento è stato verificato e accettato dal professionista.
Rifiutato
Il documento non è accettabile. La persona interessata deve ricaricare una versione corretta.
Da ricaricare
Il professionista ha richiesto una versione aggiornata con una nota.
Storico versioni documenti
Quando una persona interessata ricarica un documento già caricato, il sistema crea automaticamente una nuova versione mantenendo quelle precedenti. Il professionista può consultare lo storico completo di ogni documento e vedere cosa è cambiato nel tempo.
- Ogni ricaricamento crea una nuova versione, non sovrascrive la precedente
- Lo storico è consultabile dal professionista in qualsiasi momento
- L'ultima versione è sempre quella su cui si lavora
Note interne allo studio
Ogni pratica ha una sezione dedicata alle note interne: testo libero visibile solo ai collaboratori dello studio, mai alle persone interessate. Ogni nota riporta autore e timestamp.
- Visibili solo al professionista e ai collaboratori dello studio
- Ogni nota riporta chi l'ha scritta e quando
- Utili per appunti operativi, istruzioni interne o annotazioni legali
Gestione avanzata della pratica
Kartella copre anche i casi imprevisti che emergono durante una raccolta documenti reale.
Aggiunta documenti extra
Il professionista può aggiungere nuovi documenti non previsti dal template originale anche dopo l'avvio della pratica.
Re-invio email di invito
Se una persona interessata non ha ricevuto o ha perso il link di accesso, il professionista può re-inviarlo con un click.
Revoca accesso
Il professionista può revocare l'accesso a una persona interessata in qualsiasi momento e, se necessario, aggiungerne una sostitutiva.
Download policy
Il professionista sceglie per ogni persona interessata cosa può scaricare a pratica chiusa: nessun documento, solo i propri, o l'intero fascicolo.
Scadenza obbligatoria
Ogni pratica deve avere una data di scadenza indicata al momento della creazione. La scadenza rende chiaro che Kartella non è un archivio permanente: è uno strumento per raccogliere documenti e chiudere entro un tempo definito.
- Prima della scadenza: avvisi e reminder progressivi a professionista e persone interessate
- Alla scadenza: la pratica viene bloccata automaticamente
- Dopo il blocco: entro 7 giorni, lo studio può applicare una sola proroga autonoma pari al 10% della durata iniziale (minimo 1 giorno)
- Senza proroga o alla nuova scadenza: la pratica viene chiusa automaticamente dal sistema
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